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15 Ferramentas para produtividade
Por Flávia Grizotte*
A rotina agitada do dia a dia tem nos exigido cada vez mais produtividade. Inúmeros compromissos, tarefas e prazos exíguos trazem à tona a necessidade de conhecermos ferramentas que possam contribuir para o aumento do nosso desempenho. Na atualidade, trabalhar remotamente tem sido o desafio de muitos profissionais, os quais buscam instrumentos e práticas que auxiliem na obtenção de melhores resultados.
Conheça, neste artigo, 15 aplicativos que podem apoiar na organização de suas atividades:
O Trello é uma ferramenta que possibilita o gerenciamento de tarefas de forma visual e colaborativa. Você pode organizar e acompanhar o andamento de suas tarefas e as de sua equipe por meio de quadros, separados entre “aquilo que você pretende fazer”, “aquilo que está sendo feito” e “aquilo que você já concluiu”. Você pode detalhar as atividades a serem realizadas e fazer o controle por meio de checklist. Pode ser acessado também diretamente pela web.
É uma ótima opção para liberar a mente, organizando todas suas tarefas cotidianas em uma espécie de checklist. É possível criar tarefas recorrentes e acompanhar o progresso diário e semanal por meio de gráficos. Você pode definir subtarefas, prazos, tipos de projetos (casa, família, viagem, trabalho etc), prioridade, além de fazer compartilhamento com a equipe. A versão gratuita disponibiliza até 80 projetos e a colaboração de até 5 pessoas por projeto.
Assim como o Todoist, esta plataforma permite a organização das tarefas em checklists, com prazos determinados e a criação de lembretes. Você também pode fazer o compartilhamento de suas anotações com a equipe. É gratuito.
É uma ferramenta do Google de fácil utilização. Permite a criação de notas, a inclusão de áudio e imagens. Você pode compartilhar suas tarefas, adicionar colaboradores e marcadores. É ótimo para fazer a lista de compras e compartilhar com o marido. ;.)
Possibilita o armazenamento na nuvem de todas as suas anotações, lembretes, páginas da web, arquivos, áudios e imagens em um único lugar, podendo ser sincronizado com outros dispositivos. Uma funcionalidade interessante é a digitalização de documentos. Vale ressaltar que a edição de notas de forma compartilhada está disponível somente na versão paga.
Possibilita o uso da técnica Pomodoro, um método de gerenciamento de tempo criado nos anos 1980. A ideia aqui é a aumentar a produtividade, por isso o aplicativo possui um cronômetro que contabiliza blocos de 25 minutos de trabalho totalmente concentrado e 5 minutos de pausa. É muito bom para quem procrastina e tem dificuldade de focar no trabalho e concluir tarefas. Você pode personalizar os intervalos, se preferir.
- Crie sua lista de tarefas
- Escolha a primeira tarefa a ser executada
- Ative o cronômetro (timer)
- Concentre na execução da tarefa por 25 minutos
- Faça uma pausa de até 5 minutos
- Volte ao trabalho por mais 25 minutos
- Quando completar 4 ciclos de 25 minutos, chamados de ciclos “pomodoros”, faça um novo intervalo, porém, desta vez, com uma pausa maior (até meia hora).
- Google Docs (Documentos Google)
É uma alternativa para você que precisa compartilhar um mesmo arquivo com várias pessoas e controlar todas as edições feitas nesse documento. Toda a equipe pode trabalhar de forma simultânea no mesmo material. Com esta ferramenta você não precisa salvar inúmeras versões de um arquivo, pois o salvamento é automático com a manutenção do histórico de versões. Você pode acessar seu documento de qualquer lugar, mesmo sem conexão. É excelente para trabalho remoto seja para fins acadêmicos ou profissionais.
- Microsoft 365(anterior Office 365)
Esta ferramenta da Microsoft permite o acesso online a todos os aplicativos do Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive) e a serviços em nuvem. Dessa forma, você poderá trabalhar com outros colegas simultaneamente. Pode ser acessada pela web, dispensando instalação. Não é gratuito, mas deve ser levado em consideração!
Uma excelente opção online para quem pretende fazer um brainstorm com a equipe, elaborar diagramas e mapas mentais. Todos podem colaborar ao mesmo tempo em um diagrama. Você pode adicionar imagens ilimitadas e fazer, gratuitamente, até 3 diagramas de forma privada. Diagramas públicos são ilimitados. Pode ser acessado diretamente pela web.
Excelente e prático são adjetivos que definem bem este app. O objetivo é digitalizar! Você pode tirar uma foto de um documento, recortar e converter os arquivos em PDF, Word, Power Point, além de poder compartilhar e salvar tudo no OneNote, no OneDrive ou no próprio dispositivo. Um verdadeiro scanner móvel, que pode ser utilizado pelo celular.
Pode ser utilizada para comunicação e relacionamento com o cliente, tanto externo quanto interno. Esta ferramenta possibilita a automatização de fluxos de trabalho e gestão de processos. Cria formulários padronizados e estrutura automaticamente os dados coletados, em forma de Kanban, lista ou calendário. Relatórios podem ser emitidos. Algumas empresas utilizam-na para gestão de trabalho remoto, em processos seletivos, como uma central interna de atendimento de colaboradores, central de RH, como uma ferramenta de marketing, de vendas, de produção de conteúdo, entre outros. A versão gratuita contempla até 5 processos, 10 usuários e 1 regra de automação.
Este aplicativo é uma ótima escolha para quem procura um app alternativo ao Skype, Zoom ou até mesmo WhatsApp. Webex Teams é um bom canal para reuniões, criar espaços para grupos de trabalho, projetos, trabalhar de forma colaborativa, manter a interação entre colegas e equipe, como se fosse um chat. Você também pode fazer chamadas de vídeo e compartilhamento de telas. O interessante é que as mensagens das conversas realizadas ficam salvas, o que facilita a retomada de algum assunto em andamento.
É uma ferramenta para comunicação por voz, vídeo ou texto. Foi criada com o objetivo de atender o público de gamers, porém tem sido utilizado por diferentes públicos. É uma espécie de chat virtual. Portanto, uma boa opção para manter o contato entre a equipe, colegas de trabalho, amigos, familiares, outros profissionais etc. Além de jogos, o Discord tem sido útil para criação de comunidades, convenções digitais e grupos diversos.
É um aplicativo que bloqueia possíveis distrações da web, mídias sociais de todos os seus dispositivos. Perfeito para quem tem dificuldade de manter-se focado e concentrado. Funciona para quem utiliza Mac, Windows, Android ou iOS. Você pode definir o tempo de bloqueio, bem como lista de sites e aplicativos que te distraem.
Acompanhar como “anda” nosso humor no dia a dia também é muito importante para nossa produtividade. O Daylio permite que você saiba como está seu humor de acordo com as atividades realizadas durante o dia. Cria lembretes e monitora as estatísticas dos seus hábitos cotidianos. Você pode visualizar tudo em um calendário, o qual te permitirá compreender quais são os melhores hábitos a serem introduzidos na sua rotina. Uma espécie de diário do humor. Você pode criar sua própria nomenclatura: alegre, furioso, “p. da vida” etc.
Espero que essas dicas possam contribuir para sua produtividade, seja trabalhando de forma presencial ou remotamente.
Sobre a autora Flávia Grizotte
Mestre em Administração e Especialista em Gestão de Pessoas. Atua há mais de 12 anos na área de RH, com grande expertise em Relações de Trabalho.