Como organizar as demandas de forma otimizada

Novamente chegou dezembro e você teve a sensação de nem ter visto o ano passar? Talvez não seja o tempo que está acelerado; você simplesmente pode não estar conseguindo organizar suas demandas da forma mais otimizada possível. Existem pessoas que parecem dar conta de tudo na sua rotina, enquanto outras são atropeladas pelas tarefas, não é mesmo? Isso porque a gestão do tempo estrutura a agenda de forma a usar as horas disponíveis no dia com habilidade.

Fazer a gestão do tempo nada mais é do que organizar suas tarefas cotidianas de forma estruturada, priorizando o mais importante e reservando horas pré-determinadas para cada uma delas, de forma a entregar o melhor trabalho no menor tempo possível. Parece difícil? Com planejamento e persistência na execução é totalmente possível.

As vantagens da gestão do tempo

Quem não gostaria de ser aquele profissional que consegue encontrar tempo para cumprir as tarefas do trabalho, praticar um esporte, ler vários livros por mês e ainda participar de cursos de capacitação, sem abrir mão de se dedicar à família e aos amigos? Fazer a gestão do tempo no ambiente corporativo pode ser fundamental para se chegar onde almeja na carreira, mas também facilita muito a vida pessoal.

Uma gestão eficaz do tempo ajuda a diminuir ansiedade e estresse no trabalho, além de aumentar a produtividade. Ainda colabora com a qualidade das entregas, intensificando a confiança para enfrentar das demandas. Acima de tudo, faz com que o funcionário assuma o controle de sua agenda, evitando a sensação de ser atropelado pelo excesso de atividades – o que provoca perda de prazos, dificuldade em priorizar entregas, entre outros problemas que prejudicam o crescimento profissional, seja de um funcionário da empresa seja de um empreendedor.

Por isso, a gestão do tempo não só funciona como uma ferramenta de organização da própria agenda, como também pode ser uma estratégia empresarial adotada e incentivada pelas organizações.

Como fazer uma gestão otimizada do tempo

Como dito anteriormente, uma gestão eficaz do tempo se baseia em planejamento. Por isso, é fundamental dedicar-se a pensar em suas tarefas rotineiras e o que elas exigem de você.

Organização:

Com tempo hábil, organize suas demandas. Faça uma lista das atividades do dia, em ordem de relevância, marcando ao lado de cada uma o tempo que você estipula gastar para terminá-la. É mais importante zerar a caixa de e-mails cheia ou terminar o relatório cujo prazo de entrega é hoje? Após responder a essa pergunta, comece pelo que acredita ser mais pertinente para, somente quando concluir (ou quando esgotar o tempo que planejava se dedicar), passar para a próxima incumbência.

Assim que terminar cada tarefa, risque-a da lista e ajuste o tempo. Isso dará ao seu cérebro uma gratificação pelo serviço feito, além de gerar conhecimento sobre quantas horas são necessárias para que você execute cada atividade em seus próximos planejamentos.

Planejar o dia de trabalho faz com que você não se perca em tarefas de última hora ou de menos importância, que parecem ser de fácil solução, mas vão ocupando minutos preciosos de sua jornada.

Estipule datas de entrega:

Para projetos que demandam vários dias, defina um tempo de dedicação diária, mas, a menos que sejam sua única atividade no momento, não permita que ocupem toda a sua agenda. Afinal, outras demandas ficarão represadas caso isso aconteça.

Estipule prazo, e organize as horas de empenho exclusivo ao longo dos dias, até que a data de entrega chegue.

Delegue tarefas:

Existem gestores que não sabem delegar e acabam ficando focados em um mar de pequenas atividades que poderiam ser executadas por outras pessoas de seu time, sob sua supervisão. Por isso, especialmente em tarefas corriqueiras ou em projetos volumosos, passe funções para outras pessoas.

Evite fazer diversas coisas simultaneamente:

Não estar focado em cada atividade demandará mais tempo para concluir cada uma delas, por causa da atenção dispersa, além de aumentar as chances de retrabalho. Certifique-se de concluir uma tarefa para, então, começar a seguinte. Se precisar de uma pausa em um momento de falta de criatividade ou de baixa atenção, permita-se parar para ouvir uma música, buscar um café ou dar uma caminhada para voltar a se concentrar, em vez de optar por começar outra demanda.

Saiba dizer não:

Algumas pessoas têm tendência a aceitar todas as solicitações que lhes fazem, com medo de serem mal-vistos no ambiente de trabalho. Porém, isso pode acarretar consequências negativas, como atrasos em outras atividades, entregas executadas às pressas para dar conta de tudo ou excesso de horas-extra por sobrecarga de trabalho. Por isso, antes de aceitar algo que irá exigir mais esforço, dê uma olhada no seu planejamento diário ou semanal e se certifique de que nada mais prioritário do que a nova tarefa ainda está esperando para ser executado.

Por fim, evite procrastinar:

Nada melhor para ver o fim de uma tarefa do que começar a executá-la. É comum deixar para iniciar algo “na segunda-feira”, “depois de responder os e-mails” ou após a pausa para “dar uma espiadinha nas redes sociais” (aliás, você pode estar gastando muito mais horas do dia do que imagina nas redes sociais). Se a tarefa parece árdua demais, divida-a em pedaços menores e resolva em etapas. O cérebro entende como reconhecimento a conclusão de cada parte e fica mais fácil partir para a atividade seguinte.