Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho

Apesar de tantos recursos tecnológicos disponíveis para manter uma comunicação eficiente no trabalho, em muitas empresas, a troca de informações entre as equipes e entre profissionais e lideranças não é eficiente, o que prejudica a produtividade das equipes e os resultados da organização.

Entenda por que é tão necessário buscar meios de melhorar o fluxo de informação e conheça dicas práticas de como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho neste artigo.

Otimizar o fluxo de informação na empresa

Seja qual for o segmento ou porte de um negócio, a comunicação interna é essencial para que as equipes trabalhem alinhadas e segundo o objetivo da organização, ou seja, a empresa consegue ser transparente com seus profissionais.

Dessa maneira, eles conhecem a política organizacional, o que é esperado deles, a realidade da empresa (inclusive em momentos de crise), além de ter acesso ao andamento das atividades, pois acompanham o que está sendo feito por outros departamentos.

Com tudo isso, você tem profissionais mais engajados, pois eles sabem quais são suas atribuições, e também reduz de conflitos, visto que todos ficam por dentro das informações da empresa, diminuindo fofocas ou outras intrigas entre colaboradores.

Aprimorar a comunicação no trabalho

Como foi mostrado, só há vantagens ao aprimorar a comunicação na empresa, então é importante que o setor de RH junto aos gestores coloque em prática algumas dicas. Confira!

Escutar a equipe

Muitas empresas não escutam o que seus colaboradores têm a dizer e isso representa perder a oportunidade de fazer melhorias nos processos e no ambiente de forma geral.

Isso porque os profissionais que estão na linha de frente para a realização de atividades, atender clientes, fornecedores, entre outras funções, podem apontar falhas e sugerir mudanças que podem fazer a empresa ser mais eficiente.

Além disso, os colaboradores podem também relatar conflitos ou outros problemas internos que passam despercebidos dos gestores.

Então, é interessante que o RH e as lideranças estejam abertos para ouvir os profissionais, o que vai tornar a comunicação mais efetiva, trazer melhorias e ainda fazer com que o colaborador se sinta valorizado.

Fazer reuniões objetivas

As reuniões são importantes para que a empresa discuta projetos, alinhe expectativas ou comunique qualquer mudança. Assim, deve ser realizada de maneira periódica para que todos estejam a par dos acontecimentos, possam relatar o andamento de suas atividades e participar da troca de ideias.

Contudo, é preciso que esses encontros sejam objetivos, evitando perda de tempo ou mudança de foco das equipes. Todos devem estar concentrados no que será conversado para que a reunião seja eficiente.

Uma boa estratégia é fazer uma pauta da reunião e enviá-la com antecedência para os colaboradores. Assim, todos já sabem o que será discutido, podem levar suas dúvidas e outros apontamentos, melhorando a comunicação.

Adotar ferramentas eficientes

Aproveite o potencial das tecnologias, como aplicativos voltados para o trabalho colaborativo, para que a comunicação flua melhor. A ideia é integrar setores, projetos e compartilhar arquivos assim todos sabem como está o andamento dos trabalhos, suas responsabilidades e prazos.

Esse tipo de ferramenta pode trazer muitos ganhos, especialmente para equipes que trabalham no modo remoto.

Utilizar canais corretos e adequados

Existem diferentes canais que a empresa pode utilizar para se comunicar com os colaboradores, como e-mail, WhastApp, chat interno e até mesmo videochamadas. Assim, é preciso utilizar os meios mais adequados, dependendo da informação que precisa ser divulgada.

Por exemplo: o e-mail é interessante para compartilhar comunicados e arquivos, as videochamadas podem ser utilizadas para reuniões e o chat para recados rápidos. O mural deve ser reservado para assuntos mais leves, como confraternização ou outros eventos, e não para informações importantes.

Treinar lideranças abertas ao diálogo

Tudo que foi falado até o momento depende de boas lideranças, ou seja, de pessoas que entendam que o líder é aquele que está aberto ao diálogo para escutar as equipes e dar feedbacks. 

É importante que os colaboradores se sintam confortáveis para relatar qualquer problema ou conflito, pois sabem que têm uma liderança que se importa com o que acontece com cada um que trabalha para manter a harmonia no ambiente organizacional.

Para alinhar as equipes, ter processos mais eficientes e construir um clima organizacional saudável, um caminho é melhorar a comunicação na empresa. Além de elevar a produtividade, é uma maneira de desenvolver os profissionais, pois há um incentivo para a troca de conhecimentos e experiências entre eles e também é uma forma de reter talentos.

Conteúdo produzido pela Symplicity Brasil e PUC Carreiras.